Upute za popunjavanje upitnika za opis radnog mjesta
Upute su namijenjene državnim službenicima kao pomoć prilikom izrade opisa radnih mjesta koji precizno i potpuno opisuju njihovo radno mjesto, u formatu koji je propisan Pravilnikom o jedinstvenim standardima i mjerilima za određivanje naziva i opisa radnih mjesta u državnoj službi („Narodne novine“, broj 116/07).
Stoga ih treba slijediti pri ispunjavanju standardnog Upitnika za opis radnog mjesta (u prilogu). Upute objašnjavaju što se traži pri ispunjavanju svakog od 6 dijelova Upitnika.
Dio 1: Osnovni podaci
Ovom dijelu upitnika nije potrebno posebno tumačenje. Osoba koja ispunjava upitnik upisuje u unaprijed zadanu rubriku:
ime i prezime,
naziv državnog tijela i unutarnje ustrojstvene jedinice,
naziv radnog mjesta,
naziv radnog mjesta neposredno nadređenog službenika, tj. državnog službenika kojem je osoba koja ispunjava upitnik direktno podređena prema organizacijskoj strukturi državnog tijela.
Dio 2: Hijerarhijska razina radnog mjesta u državnom tijelu
U ovom dijelu upitnika, osoba koja ispunjava upitnik crta organigram koji pokazuje hijerarhijsku razinu radnog mjesta u državnom tijelu. Organigram (organizacijska shema) uključuje:
naziv radnog mjesta nadređenog službenika,
nazive ostalih radnih mjesta u istoj ustrojstvenoj jedinici,
te nazive radnih mjesta službenika koji su neposredno podređeni osobi koja ispunjava upitnik.
Ukoliko se podaci unose direktno u računalo (Word), za crtanje organizacijske sheme
može se koristiti opcija Dijagram koja se nalazi u rubrici Umetanje. Na taj način se konkretno radno mjesto može smjestiti u organizacijsku shemu vrlo precizno i u relativno kratkom vremenu.
Dio 3: Glavna svrha radnog mjesta
U ovom dijelu upitnika, osoba koja ga ispunjava opisuje, u najviše dvije ili tri rečenice, svrhu i ciljeve svojeg posla. Ovaj opis ne treba biti detaljan, ali treba dati dobar cjelokupan prikaz radnog mjesta.
Na primjer, glavna je svrha radnog mjesta načelnika odjela (npr. pravne službe u nekom državnom tijelu):
“Vođenje odjela, dodjeljivanje poslova službenicima, nadzor obavljanja poslova te pružanje informacija i savjeta. Pružanje stručnih pravnih savjeta vezanih uz pravne akte i pitanja dužnosnicima, uključujući specifične pravne slučajeve koji uključuju stranke.”
Glavna je svrha radnog mjesta višeg savjetnika (npr. koji se bavi izobrazbom unutar određenog državnog tijela):
“Planiranje i organizacija programa izobrazbe za državne službenike određenog državnog tijela. Provođenje niza procjena potreba za izobrazbom, organizacija unutarnjih i vanjskih programa izobrazbe za usavršavanje tehničkih, profesionalnih i ostalih vještina.”
Glavna je svrha radnog mjesta referenta:
“Obavljanje tajničkih/administrativnih poslova koji će pomoći djelotvornom i učinkovitom funkcioniranju odjela.”
Dio 4: Opis poslova i zadataka radnog mjesta
Ovaj dio sastoji se od osam rubrika u kojima osoba koja ispunjava upitnik opisuje najviše osam različitih poslova/zadataka koje treba obaviti i od kojih se sastoji njegov/njezin ukupan posao. Nije potrebno ispuniti svih osam rubrika. Za neka radna mjesta koja se sastoje od više zaduženja može biti potrebno ispuniti svih osam rubrika, ali mnoga radna mjesta koncentrirana su na manji raspon aktivnosti te nije potrebno ispuniti sve rubrike.
Glavni poslovi/zadaci upisuju se po redu važnosti i količini vremena utrošenog za obavljanje tog posla. Svaki od njih upisuje se u predviđenu rubriku što je jasnije i potpunije moguće, te se tako analitičaru omogućava razumijevanje opsega posla i aktivnosti koje su potrebne za njegovo izvršenje. U posebno označenom dijelu upisuje se postotak vremena koji se provodi na pojedinom poslu.
Slijede neki od mogućih primjera poslova i zadataka:
Primjer 1 (Načelnik pravne službe)
- 1. Upravlja odjelom, uključujući svakodnevno dodjeljivanje poslova te određivanje njihova prioriteta. Nadgleda rezultate obavljenog posla, ocjenjuje profesionalnost rada službenika te pruža stručno mišljenje i savjete kako bi posao bio obavljen kvalitetno i uz što manji gubitak vremena. 40%
- 2. Priprema i analizira tekstove za različite pravilnike i Pravilnike o unutarnjem redu državnog tijela te vodi brigu da su ti dokumenti pripremljeni i objavljeni u skladu s važećim propisima. 20%
- 2. Prati pravna i ostala pitanja vezana uz rad državnog tijela, provodi istraživanja te priprema mišljenja i prijedloge izmjena pravnih akata, zakona i uredbi. 20%
- 4. Analizira i priprema mišljenja vezana uz pravne sporove ili predmete u koje je uključeno državno tijelo (npr. pravni sporovi koji se vode protiv državnog tijela od strane vanjskih organizacija/pojedinaca). Predstavlja državno tijelo u pravnim sporovima, uključujući suradnju s pravnim stručnjacima imenovanim da zastupaju državno tijelo na sudovima, te priprema materijale koji se koriste u sporovima. 10%
- 5. Upravlja službenicima, uključujući sudjelovanje u ocjenjivanju njihova rada i učinkovitosti, sudjelovanje u natječajnim komisijama, te planira karijeru i razvoj kadrova. 10%
Primjer 2 (Viši savjetnik za izobrazbu službenika):
- 1. Provodi procjenu potreba izobrazbe za službenike državnog tijela, provodi istraživanje uključujući intervju/razgovor sa službenicima i rukovoditeljima te određuje glavne profesionalne i osobne potrebe za izobrazbom službenika. Priprema godišnje planove izobrazbe službenika temeljene na procjeni potreba izobrazbe. 40%
- 2. Prikuplja podatke i savjetuje se s internim i vanjskim institucijama koje provode programe izobrazbe za državne službenike, uključujući Centar za stručno usavršavanje i osposobljavanje službenika, te domaće i strane provoditelje izobrazbe. 20%
- 3. Sudjeluje u organizaciji individualnih programa izobrazbe prema potrebama, te nadzire kvalitetu i učinkovitost održanih programa. Sudjeluje u programima izobrazbe u svojstvu moderatora te razvija osobna znanja i vještine na području provedbe treninga. 10%
- 4. Nadzire i upravlja financijskim sredstvima predviđenim za provedbu programa izobrazbe. 10%
- 5. Prikuplja nastavne materijale s održanih programa izobrazbe i ostale dokumentacije vezane uz izobrazbu, te ih pohranjuje i redovno popunjava novim materijalima. 10%
- 6. Priprema mjesečna izvješća o izobrazbi održanoj prema planu izobrazbe, kao i godišnje izvješće o provedenim programima izobrazbe uključujući učinkovitost izobrazbe. 10%
Primjer 3 (Administrativni referent):
- 1. Obavlja administrativne poslove, uključujući zaprimanje i evidentiranje te raspoređivanje i urudžbiranje pošte. 30%
- 2. Odgovara na telefonske pozive, e-poštu, osobne upite građana i službenika, pruža jednostavne upute/informacije. 20%
- 3. Kopira dokumente i održava evidenciju. 20%
- 4. Sastavlja jednostavne dopise, te priprema jednostavna izvješća. 20%
- 5. Arhivira i upisuje predmete u glavnu knjigu. 10%
Dio 5: Opis razine standardnih mjerila za klasifikaciju radnog mjesta
Ovaj dio sastoji se od pet zasebnih rubrika, i za svaku se zahtijeva unos sažetih informacija vezanih uz posao u kontekstu specifičnih mjerila.
Ovih pet standardnih mjerila definirano je u Uredbi o klasifikaciji radnih mjesta u državnoj službi („Narodne novine“, broj 77/07, 13/08), kojom se utvrđuju različite razine mjerila za različite kategorije radnih mjesta u državnoj službi. U opisu posla potrebno je upisati specifične informacije o poslu koje će odrediti razinu pojedinog mjerila. Osobe koje ispunjavaju upitnik stoga ispunjavaju svaku rubriku.
Slijede neke upute kako ih ispuniti.
- 1. Potrebno stručno znanje: navodi se kratak opis potrebnog stupnja obrazovanja te stručnih kvalifikacija. Navodi se stupanj potreban za obavljanje određenog posla, koji se ne mora nužno podudarati s kvalifikacijama osobe koja ispunjava upitnik, a može biti više ili manje kvalificirana nego što je potrebno. Navode se stručne vještine, kao i bilo kakve potrebne osobne vještine (npr. rukovođenje, timski rad, upravljanje vremenom). Također treba navesti sve programe izobrazbe (koje provodi Centar za stručno osposobljavanje i usavršavanje ili drugi provoditelji izobrazbe), a koji su neophodni za uspješno obavljanje određenog posla.
Također se ukratko opisuje količina potrebnog prethodnog radnog iskustva te kakvo je iskustvo potrebno. Ovdje ponovo valja naglasiti da se radi o zahtjevima određenog posla koji ne moraju nužno odgovarati radnom iskustvu osobe koja ispunjava upitnik.
- 2. Složenost poslova: na višim hijerahijskim razinama poslovi će vjerojatno biti složeniji, uključujući pripremu politika, zakona i podzakonskih akata te mišljenja o kompleksnim pitanjima. Na srednjim i nižim razinama složenost će biti manja, primjerice vezano uz provedbu politika i propisa te primjenu postupaka koji su jednostavni i jasno propisani.
Ovdje osoba koja ispunjava upitnik navodi do kojeg stupnja se posao obavlja prema unaprijed utvrđenim postupcima, pravilima ili politici poslovanja; koliko je potrebno tumačenje i prethodno planiranje te je li opseg obavljenog posla širok ili ograničen. Osoba koja ispunjava upitnik također ukratko opisuje koliko kreativnog mišljenja zahtijeva njegov/njezin posao. Ukoliko posao uključuje rješavanje problema, opisuje se na koji način; osobito je važno navesti primjere zadataka pri kojima se zahtijeva inovativan pristup problemu.
- 3. Samostalnost u radu: U ovoj rubrici osoba koja ispunjava upitnik navodi ovlasti koje ima za neovisno donošenje odluka ili, s druge strane, u kojoj mjeri odluke moraju biti prenesene na nekog višeg državnog službenika (nadređenog). Kad poslovi uključuju izradu pravnih propisa, savjetovanje ili opće administrativne zadatke treba navesti u kojoj mjeri se službenika u tome nadgleda (Često ili povremeno? Da li se njegova/njena mišljenja i upute uglavnom prihvaćaju ili pregledavaju?)
Osoba koja ispunjava upitnik ovdje također navodi opseg i učestalost vlastitih prosudbi i odluka. To uključuje kratke primjere najčešćih područja odlučivanja; navodi se također razina složenosti većine prosudbi i odluka.
- 4. Stupanj suradnje s drugim državnim tijelima i komunikacije sa strankama: osoba koja ispunjava upitnik ukratko opisuje vrstu usmene i pismene komunikacije, uključujući i osobne kontakte, prezentacije, pisana izvješća, korespondenciju. Tko su ključne osobe s kojima kontaktira (npr. kolege iz istoga odjela, državni službenici zaposleni u ostalim ministarstvima/odjelima, građani, političari)?
Osim popisa ključnih osoba s kojima se surađuje, treba upisati informacije koje pojašnjavaju o kakvim se kontaktima radi; npr. da li je usmena komunikacija samo razmjena informacija ili zahtijeva opširno objašnjavanje, uvjeravanje, pregovaranje ili javne nastupe? Također, da li je pismena komunikacija jednostavna ili složena (upute, izvješća, objavljeni dokumenti…)?
- 5. Stupanj odgovornosti i utjecaj na donošenje odluka: Osoba koja ispunjava upitnik ovdje navodi odgovornost za broj službenika koji su mu podređeni neposredno ili posredno (npr. načelnik odjela posredno je odgovoran i za službenike odsjeka kojemu je na čelu voditelj). Nadalje, osoba koja ispunjava upitnik ovdje navodi odgovornost za korištenu opremu, materijale ili prostorije.
Osoba koja ispunjava upitnik navodi i odgovornost koju ima za dovršavanje radnih zadataka, npr. za primjenu postupaka, davanje savjeta, izradu zakona i uredbi ili pripremu mišljenja ili uputa.
Dio 6: Dodatne napomene službenika i neposredno nadređenog službenika
Ovaj dio osmišljen je kako bi osoba koja ispunjava upitnik i neposredno nadređeni službenik dodali komentare vezane uz posao, a koji nisu obrađeni u prethodnih pet dijelova upitnika. Npr. mogu se navesti poslovi koje trenutno službenik obavlja zbog privremenog povećanog opsega poslova. Također, mogu se komentirati i specifični uvjeti rada ili okruženja u kojem se posao obavlja, primjerice, loši ili opasni uvjeti rada, zahtjevi za prekovremenim radom, itd.
|
